Jak wybrać system klasy TMS, zalety i główne funkcje.

Jak wspomóc proces zarządzanie firmą? Systemy TMS.

  1. Zalety TMS
  2. Program szyty na miarę
  3. Co składa się na proces decyzyjny?
  4. Podsumowanie

Systemy informatyczne wspomagające i optymalizujące procesy transportowe na dobre wkroczyły do branży TSL. Jednym z nich jest TMS (Transportation Management System). To nowoczesne oprogramowanie ma wiele funkcjonalności. Od określenia cen transportu, planowania tras przewozów, koordynacji dostaw i kontroli kierowców, po obsługę umów oraz rozliczanie kosztów i faktur. Dobrze dobrany produkt pozwala na rozwój firmy oraz wpływa na wzrost jej konkurencyjności.

System klasy TMS

Obecnie na rynku istnieje bardzo duża liczba dostawców systemów klasy TMS a każdy z nich oferuje programy o różnorodnej funkcjonalności. Jak zatem wybrać spośród tak licznej konkurencji właściwe rozwiązanie dla naszej firmy?

  1. Zalety TMS

Systemy klasy TMS to programy komputerowe, które sprawdzają się doskonale we wszystkich działach transportu, spedycji, logistyki i magazynowania oraz innych przedsiębiorstwach posiadających własny lub wynajmowany tabor samochodowy. Wdrożenie tego specjalistycznego oprogramowania przyczynia się m.in. do zwiększenia wydajności pracy, redukcji kosztów operacyjnych i administracyjnych oraz podniesienia jakości świadczonych usług.

Kompleksowy system pozwala np. na wybór najtańszego przewoźnika, optymalizację tras, maksymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowych/magazynowych, monitoring przesyłek, planowanie czasu pracy kierowców i rozliczanie ich delegacji, planowanie napraw i przeglądów taboru, zarządzanie płatnościami, fakturowanie czy łatwą komunikację wewnętrzną (z pracownikami firmy) i zewnętrzną (z klientami i partnerami biznesowymi).

Dobry system integruje się z innymi programami teleinformatycznymi, wykorzystywanymi w firmie; takimi jak: giełdy ładunków, systemy telematyczne, programy kadrowe i finansowo-księgowe. Dodatkowo cechuje się też możliwością dalszego rozwoju w przypadku zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

  1. Program dedykowany, szyty na miarę

Jak już wspomniano wcześniej firmy mają szeroki dostęp do tego typu programów a stale rosnąca liczba dostawców i konkurujących produktów może przyprawić o zawrót głowy. Różne są też ceny i zakres funkcjonalności tego typu produktów. Decyzja nie jest zatem taka łatwa, jak mogłoby się zdawać. Przy wyborze oprogramowania warto przestrzegać kilku podstawowych zasad i pamiętać, że program TMS powinien zostać dobrany pod dane przedsiębiorstwo i rzeczywiste procesy przez nie realizowane. Tylko program „szyty na miarę”, to jest dostosowany do profilu firmy i jej indywidualnych wymagań, przyniesie wymierne korzyści. Należy też zdać sobie sprawę, że proces decyzyjny użytkownika powinien być gruntownie przemyślany i szczegółowo przeanalizowany, a  co za tym idzie będzie on czasochłonny (nie warto podejmować zbyt szybkich, pochopnych decyzji, sugerować się wyłącznie ceną czy bazować na doświadczeniach kolegów).

  1. Co składa się na proces decyzyjny?

Na początku warto na pewno przeprowadzić audyt wewnętrzny we własnym przedsiębiorstwie. Da on obraz aktualnych potrzeb, wyzwań i problemów, z jakimi boryka się firma. Audyt pozwoli także na analizę rynku oraz obserwację konkurencji.

Po przeprowadzeniu audytu należy poddać analizie różnych dostawców informatycznych oraz ich oferty. Oczywiście warto w tym przypadku zwrócić uwagę na ich staż na rynku oraz liczbę wdrożeń i referencje użytkowników, u których program został już zainstalowany. Należy sprawdzić też doświadczenie zespołu wdrożeniowego danego dostawcy oraz zakres świadczonych przez niego usług; w tym zakres opieki serwisowej. W następnej kolejności należy poznać wszystkie funkcjonalności programów oraz dopasować je do swoich potrzeb.

Aby porównać dostępne rozwiązania można (a nawet trzeba) zorganizować spotkania z wybranymi dostawcami. Dzięki prezentacji łatwiej będzie zweryfikować jakość wytypowanych systemów oraz ograniczyć wybór do nie więcej niż trzech dostawców. Na zakończenie należy przetestować wybrane produkty oraz omówić zapisy potencjalnego kontraktu. Zapisy umowy, ceny oraz harmonogram wdrożeniowy zawsze warto negocjować.

Najlepiej aby podczas testów w firmie wybierającej system uczestniczyły osoby mające kompetencje z zakresu IT, osoby decyzyjne oraz praktycy, którzy będą pracować z programem na co dzień. Dobrze dobrany zespół będzie maksymalnie zaangażowany w ocenę ofert i będzie w stanie podjąć najlepszą decyzję. Na każdym etapie procesu decyzyjnego warto też pytać o wszystko co budzi wątpliwości, tak aby wszelkie kwestie zostały do końca wyjaśnione.

  1. Podsumowanie

Na wybór odpowiedniego programu TMS należy poświęcić dużo uwagi, nie może być to decyzja pochopna czy podszyta emocjami. Rozstrzygniecie co  do wdrożenia konkretnego produktu może być wiążące nawet na wiele lat. Dobrze dobrany produkt może zdecydować o rozwoju firmy i jej pozycji na rynku. I odwrotnie – niewłaściwy wybór może doprowadzić do poniesienia porażki w biznesie, a tego chcemy raczej uniknąć.

Informacja za: www.l-systems.pl, www.logistyka.net.pl, www.logisys.pl, www.interlan.pl, www.mbis.pl, Transport Manager