Kilka kluczowych kroków aby sprawdzić partnera w transporcie

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Filament.io 0 Flares ×

Uchroń się od oszustów, czyli jak sprawdzić potencjalnego partnera i zminimalizować ryzyko w transporcie?

 

Prowadzeniu działalności transportowej i spedycyjnej towarzyszą niestety różne ryzyka. W głównej mierze wynikają one z faktu zawierania zleceń z niesprawdzonymi partnerami biznesowymi. Aby uniknąć tych zagrożeń potrzebna jest zatem szeroka wiedza z zakresu oceny ryzyka oraz umiejętność właściwej weryfikacji potencjalnego kontrahenta. Staranność w tej materii pozwoli zwiększyć bezpieczeństwo transakcji oraz wyeliminować ewentualne straty. Niestety dość często stosowane przez przewoźników i spedytorów metody kontrolowania ryzyka przed zawarciem umowy przewozu lub spedycji okazują się nieskuteczne. Jak zatem prawidłowo sprawdzić przyszłego kooperanta i tym samym zminimalizować ryzyko w transporcie?

weryfikacja

Dobór rzetelnych kontrahentów

Ocena ryzyka w transporcie to temat bardzo złożony. Polega ona przede wszystkim na podjęciu wszelkich niezbędnych działań, mających na celu identyfikację możliwych zagrożeń, oszacowaniu możliwych skutków tych zagrożeń i ich wpływu na całą firmę. Priorytetem w tej kwestii jest dobór rzetelnych i sprawdzonych kontrahentów. Czasami jednak w natłoku codziennych obowiązków zamiast tzw. staranności kupieckiej wkrada się niestety rutyna i pośpiech i nie zawsze pamiętamy o sprawdzeniu wszystkich najważniejszych informacji o swoim przyszłym partnerze. Warto jednak poświęcić maksymalną ilość czasu na dogłębne zbadanie przewoźnika lub spedytora, z którym zamierzamy podjąć współpracę.

 

Najlepiej oczywiście współpracować ze stałymi partnerami (szczególnie przy korzystaniu z usługi transportu towaru o dużej wartości), jednak nie zawsze jest to możliwe. Przy podjęciu współpracy z nowym kooperantem warto przede wszystkim wyznaczyć osoby odpowiedzialne za szczegółową analizę kluczowych kwestii i restrykcyjnie przestrzegać określonych procedur, a także prowadzić sukcesywne szkolenia i uwrażliwiać wszystkich pracowników na aspekt bezpieczeństwa.

 

Szczegółowa analiza przewoźnika

Przed zawarciem umowy przewozu analizie powinna zostać poddana dokumentacja firmy transportowej, jej staż na rynku, zdolność płatnicza, a także referencje od innych przedsiębiorstw (co najmniej dwie firmy, które współpracują z przewoźnikiem od dłuższego czasu i mogą udzielić takich rekomendacji). Warto także zadzwonić na telefon stacjonarny, aby sprawdzić czy dany podmiot faktycznie istnieje i czy przyjął nasze zlecenie do realizacji. Jeśli otrzymamy zlecenie z bezpłatnego konta pocztowego należy potwierdzić je faksem w celu kontroli krzyżowej.

Dokumenty w miarę możliwości powinny być w wersji oryginalnej a ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. W pierwszej kolejności należy sprawdzić licencję wspólnotową. Jej autentyczność można potwierdzić na stronie Inspekcji Transportu Drogowego www.gitd.gov.pl. Należy także przeanalizować zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (dawniej licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy). Można je potwierdzić w starostwie bądź urzędzie miejskim właściwym dla siedziby przewoźnika (telefonicznie lub mailowo). W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na stronie www.ceidg.gov.pl można znaleźć także numery zezwoleń w odniesieniu do przewoźników – osób fizycznych. W przypadku spółek należy sprawdzić odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców KRS – bezpłatnie na stronie www.krsonline.com.pl. Decyzję o nadaniu NIP oraz zaświadczenie o numerze REGON można z kolei sprawdzić na Portalu Informacyjnym Głównego Urzędu Statystycznego www.stat.gov.pl. Pod adresem strony www.ec.europa.eu można uzyskać dane wszystkich płatników VAT UE zarejestrowanych na terenie Unii Europejskiej. Informacji o dłużnikach można szukać w Biurach Informacji Gospodarczej takich jak BIG InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów, Rejestr Dłużników ERIF.

Sprawdzając dokumentację warto także wziąć pod uwagę ubezpieczenie OCP, jego warunki ogólne, szczególne, sumę ubezpieczenia oraz wyłączenia zawarte w polisie. Polisę najlepiej zweryfikować u ubezpieczyciela, można tez zażądać potwierdzenia opłaty wszystkich składek.

Weryfikacji autentyczności danych przewoźnika można także dokonać w zrzeszeniach przewoźników oraz u administratora giełdy transportowej, jeśli współpraca została zawarta za pośrednictwem takiej platformy. Dobrym źródłem informacji na temat przewoźników oraz spedytorów są też różnego rodzaju fora internetowe.

Zleceniodawca ma także prawo zażądać od przewoźnika listy zatrudnionych kierowców, numery ich dokumentów (dowód osobisty/paszport/prawo jazdy) oraz informacje o dodatkowych uprawnieniach, np. ADR, a także dowód rejestracyjny i numer rejestracyjny pojazdu lub ważne zaświadczenie z ITD. Jeśli jest to możliwe w miejscu załadunku należy sprawdzić czy kierowca posiada oryginał wypisu z licencji/zezwolenia, oryginalny list przewozowy oraz potwierdzić tożsamość zapowiedzianego kierowcy.

Nie można także zapominać o dokładnym zaplanowaniu trasy i postojów (szczególnie przy transporcie ładunków o dużej wartości), wymogu posiadania przez przewoźnika samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe (mechaniczne i elektroniczne), a także możliwości monitorowania pojazdów. Ważne jest również uczulania kierowców na to aby powiadamiali o dostarczeniu ładunku do odbiorcy i o wszelkich przeszkodach podczas trasy. W razie niezgodności terminu rozładunku zaleca się natychmiastową reakcję.

 

Szczegółowa analiza spedytora

Szczegółowa analiza spedytora jest ważna ze względu na to, aby ustrzec się przed przyjęciem zlecenia od oszusta lub niepłacącego klienta. W tym względzie także obowiązuje sprawdzenie dokumentacji firmy (dokumenty założycielskie, posiadane licencje, ubezpieczenia i uprawnienia oraz dokumenty niezbędne do przeprowadzenia odprawy celne), jej stażu na rynku, wypłacalności oraz potwierdzenie referencji u innych zleceniobiorców. Warto skorzystać z danych o partnerze w dostępnych wywiadowniach gospodarczych. Współpraca z klientem, który zalega z płatnościami za inne wykonane usługi (np. toczy się przeciwko niemu postępowanie sądowe), to pewny sposób na narażenie własnego przedsiębiorstwa na straty finansowe. W tym przypadku można żądać przedpłaty za transport. Dodatkowo ważne jest także sprawdzenie danych ładunku (rodzaju i wartości towaru) oraz warunków dotyczących rozładunku towaru.

Podczas zawierania umowy warto zadbać o to, by miała ona charakter pisemny, pozwalający na utrwalenie jej treści. Jest to niezbędne zwłaszcza w przypadku dużej ilości ładunków, stałych operacji transportowych lub wysokiej wartości towaru. Szczególną ostrożność warto zachować w przypadku zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności oraz w przypadku zleceń za bardzo duże stawki.

W przypadku podjęcia zlecenia od spedytora dalszego lub przewoźnika umownego należy zawsze i bezwzględnie zadbać o to, aby treść otrzymanego zlecenia była zgodna z treścią listu przewozowego, składanego przewoźnikowi przez podmiot przekazujący przesyłkę do transportu. Dobrze też zadzwonić na telefon stacjonarny firmy i sprawdzić dane spedytora bezpośrednio u zleceniodawcy. W przypadku kontaktu wyłącznie za pomocą telefonu komórkowego należy podjąć dodatkowe środki ostrożności.

 

Analiza otoczenia firmy

Biorąc pod uwagę ocenę ryzyka współpracy z nowym kontrahentem bardzo często zapominamy niestety o analizie otoczenia danej firmy. Dotyczy to zwłaszcza spółek, na które trzeba spojrzeć z szerszej perspektywy. Szczególne znaczenie mają tutaj powiązania kapitałowe. Warto zatem sprawdzić czy przedsiębiorstwa zarządzane przez kluczowe osoby w firmie w przeszłości nie znajdowały się w stanie upadłości lub likwidacji.

Należy dowiedzieć się także czy firma posiada nieuregulowane zobowiązania wobec innych podmiotów. Jak donoszą bowiem wywiadownie gospodarcze niektóre z firm z sektora TSL mają wpisane zadłużenie w KRS, odnotowane bezskuteczne egzekucje komornicze, mają lub miały przydzielonego kuratora sądowego, są wpisane na publiczną giełdę długów, są w stanie likwidacji lub upadłości. Wcześniejsze sprawdzenie tych informacji pozwoli uchronić nas przed ryzykiem zawarcia transakcji z niewiarygodną i niewypłacalną firmą.

 

Podsumowując

Prawidłowa ocena ryzyka oraz staranna analiza przyszłego partnera biznesowego z pewnością przyczynią się do zwiększenia bezpieczeństwa ładunków podczas organizacji transportu oraz ochronią firmę przed oszustwem finansowym. Działania kontrolne oraz zwiększona czujność przedsiębiorców powinny zatem stać się nawykiem (nawet w największym natłoku pracy), który w konsekwencji pozwoli na usprawnienie systemów organizacyjnych w firmie i wyeliminowanie ?czarnych owiec? z naszego biznesu.