Sezon urlopowy nie zatrzymuje transportu. Ładunki nadal muszą docierać do odbiorców na czas, kierowcy realizują kolejne zlecenia, a klienci oczekują bieżących informacji o statusie przewozu. W wielu firmach spedycyjnych pojawia się więc pytanie, jak zorganizować pracę, aby nieobecność spedytora nie wpłynęła na jakość obsługi transportu.

Odpowiednie przygotowanie przed urlopem pozwala ograniczyć ryzyko problemów operacyjnych i uniknąć sytuacji, w której jeden pracownik staje się jedynym źródłem wiedzy o realizowanych przewozach.

Spis treści

• Dlaczego urlop spedytora może być problemem?
• Jak przygotować transporty przed wyjazdem?
• Które informacje powinny zostać przekazane zastępcy?
• Monitoring pojazdów i komunikacja z przewoźnikiem
• Co zrobić z transportami wysokiego ryzyka?
• Jakie narzędzia pomagają kontrolować realizację przewozów?
• Podsumowanie

Dlaczego urlop spedytora może być problemem?

Spedytor często odpowiada za wiele elementów jednocześnie. Organizuje przewozy, kontaktuje się z przewoźnikami i klientami, monitoruje przebieg transportu oraz reaguje na pojawiające się problemy. Jeżeli wszystkie informacje znajdują się wyłącznie w jego skrzynce mailowej lub prywatnych notatkach, każda dłuższa nieobecność może utrudnić obsługę zleceń.

Największe ryzyko pojawia się w przypadku:

• transportów międzynarodowych realizowanych przez kilka dni,
• przewozów realizowanych na zasadzie just in time,
• transportów chłodniczych,
• przewozów ADR,
• zleceń wymagających wielu punktów załadunku i rozładunku.

❗Im bardziej skomplikowany transport, tym większe znaczenie ma odpowiednie przekazanie informacji przed urlopem.

Jak przygotować transporty przed wyjazdem?

Przygotowania warto rozpocząć kilka dni przed planowaną nieobecnością. Dzięki temu można uporządkować dokumentację i przekazać wszystkie niezbędne informacje osobie przejmującej obowiązki.

Przed wyjazdem należy sprawdzić status wszystkich aktywnych zleceń. Szczególną uwagę warto zwrócić na terminy załadunków i rozładunków przypadające podczas urlopu oraz na przewozy, które mogą być narażone na opóźnienia.

Dobrą praktyką jest przygotowanie krótkiej listy zawierającej:

• numer zlecenia,
• dane przewoźnika,
• dane kierowcy,
• numer telefonu kontaktowego,
• termin załadunku i rozładunku,
• aktualny status transportu,
• potencjalne zagrożenia wymagające monitorowania.

Które informacje powinny zostać przekazane zastępcy?

Samo przekazanie numerów zleceń zwykle nie wystarcza. Osoba przejmująca obowiązki powinna wiedzieć, jakie ustalenia zostały poczynione z klientem i przewoźnikiem oraz które elementy wymagają szczególnej uwagi.

Warto przekazać między innymi:

• uzgodnione godziny kontaktu z klientem,
• informacje o awizacjach,
• ustalenia dotyczące postojów lub zmian tras,
• dane związane z dokumentacją przewozową,
• informacje o wcześniejszych problemach występujących na danej relacji.

Dzięki temu zastępca może szybciej reagować na nieprzewidziane sytuacje.

Monitoring pojazdów i komunikacja z przewoźnikiem

Kontrola realizacji transportu podczas urlopu nie musi oznaczać codziennego sprawdzania telefonu służbowego. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie systemów monitoringu pojazdów oraz odpowiednie przygotowanie procedur komunikacyjnych.

W przypadku przewozów realizowanych przez przewoźników korzystających z telematyki możliwe jest śledzenie pozycji pojazdu niemal w czasie rzeczywistym. Dzięki temu osoba zastępująca spedytora może szybko sprawdzić status transportu bez konieczności każdorazowego kontaktu z kierowcą.

Znaczenie ma również ustalenie zasad komunikacji z przewoźnikiem. Przed urlopem warto poinformować partnerów biznesowych, kto przejmuje obsługę transportów i do kogo należy kierować pytania.

Co zrobić z transportami wysokiego ryzyka?

Nie wszystkie przewozy wymagają takiego samego poziomu nadzoru. Szczególnej uwagi wymagają transporty, których opóźnienie może powodować wysokie koszty lub konsekwencje dla klienta. W przypadku takich zleceń dobrym rozwiązaniem może być wyznaczenie dodatkowej osoby odpowiedzialnej za monitoring lub ustalenie częstszych raportów od przewoźnika.

❗Przed wyjazdem szczególnie warto przeanalizować transporty chłodnicze, przewozy ADR, dostawy produkcyjne just in time, przewozy o wysokiej wartości ładunku, transporty realizowane na nowych kierunkach.

Jakie narzędzia pomagają kontrolować realizację przewozów?

Coraz więcej firm spedycyjnych korzysta z rozwiązań cyfrowych wspierających zarządzanie transportem. Dzięki nim wiedza o realizowanych przewozach nie jest przypisana wyłącznie do jednego pracownika.

Najczęściej wykorzystywane są:

• systemy TMS,
• narzędzia telematyczne,
• elektroniczne obiegi dokumentów,
• współdzielone harmonogramy transportów,
• komunikatory wykorzystywane przez zespoły operacyjne,
• wszystkie powyższe funkcje dostępne na niektórych płatnych giełdach transportowych, gdzie dodatkowo można znajdować wolne ładunki i pojazdy.

W większych organizacjach istotne znaczenie mają również integracje pomiędzy systemami. Ułatwiają one dostęp do danych o zleceniach, dokumentach oraz lokalizacji pojazdów bez konieczności kontaktowania się z nieobecnym pracownikiem.

Urlop spedytora nie powinien oznaczać utraty kontroli nad realizowanymi transportami. Największe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie dokumentacji, przekazanie informacji zastępcy oraz wykorzystanie narzędzi umożliwiających monitorowanie przewozów.

Źródła: Komisja Europejska – Digitalisation of Transport and Logistics, IRU – Global Truck Driver Shortage Report 2024, GITD, European Commission – eFTI Regulation, materiały branżowe dotyczące telematyki i systemów TMS, TIMOCOM – rozwiązania wspierające monitoring transportu i współpracę z przewoźnikami