Jak planować dostawy FMCG w okresie wakacyjnym? Spedytor pod presją czasu i wysokich temperatur

Lato od lat należy do najbardziej wymagających okresów w logistyce FMCG. Wysokie temperatury, sezon urlopowy, wzmożony ruch na drogach i większa liczba utrudnień sprawiają, że nawet niewielkie opóźnienie może wpłynąć na jakość dostarczanego towaru. Tegoroczne fale upałów w Polsce i wielu krajach Europy dodatkowo zwiększają ryzyko zakłóceń, dlatego planowanie transportu wymaga jeszcze większej dokładności.

Spis treści

1. Dlaczego lato jest trudnym okresem dla dostaw FMCG?
2. Jakie towary są najbardziej narażone podczas upałów?
3. Jak spedytor powinien planować transport w czasie wysokich temperatur?
4. Komunikacja z przewoźnikiem ma jeszcze większe znaczenie
5. Najczęstsze błędy podczas wakacyjnych dostaw FMCG
6. Lista kontrolna spedytora przed wysłaniem transportu
7. Podsumowanie

Dlaczego lato jest trudnym okresem dla dostaw FMCG?

Branża FMCG opiera się na bardzo krótkim czasie realizacji zamówień. Produkty spożywcze, napoje, kosmetyki czy chemia gospodarcza trafiają do sklepów niemal bez przerwy, a odbiorcy oczekują terminowych dostaw niezależnie od warunków pogodowych. Każde opóźnienie może oznaczać braki na półkach, reklamacje albo konieczność organizowania dodatkowego transportu.

W okresie wakacyjnym dochodzą kolejne utrudnienia. Spedytor musi uwzględniać jednocześnie fale upałów, sezonowe zakazy ruchu dla ciężarówek, zwiększony ruch turystyczny i inne ograniczenia, jak m.in. remonty dróg, co zwiększa ryzyko opóźnień na załadunkach i rozładunkach. W zawiązku z urlopami ma ograniczoną dostępność kierowców, pomijając sam fakt aktualnego deficytu pojazdów przy nadwyżce frachtów.

W efekcie plan przygotowany kilka dni wcześniej często wymaga korekt jeszcze przed rozpoczęciem przewozu.

Jakie towary są najbardziej narażone podczas upałów?

Nie wszystkie produkty FMCG reagują na wysokie temperatury w taki sam sposób. Część z nich wymaga utrzymania określonych parametrów przez cały czas transportu. Przy przewozie produktów szybko psujących się zastosowanie mają wymagania zgodne z umową ATP, określającej zasady transportu oraz wymagania wobec pojazdów chłodniczych.

Produkty FMCG które wymagają szybkiej dostawy:

• świeża żywność,
• produkty mleczne,
• mięso i ryby,
• mrożonki,
• owoce i warzywa,
• napoje,
• czekolada i wyroby cukiernicze,
• kosmetyki wrażliwe na temperaturę,
• niektóre środki chemiczne.

Jak spedytor powinien planować transport w czasie wysokich temperatur?

W czasie upałów planowanie transportu nie powinno ograniczać się wyłącznie do wyboru przewoźnika. Znaczenie ma cały przebieg przewozu od momentu załadunku aż po rozładunek. Przygotowanie spedytora do transportu FMCG można podzielić na etapy:

1. Sprawdź prognozę pogody na całej trasie

Temperatura w miejscu załadunku może wynosić 28°C, podczas gdy na południu Europy przekroczy 38°C. Warto analizować prognozy nie tylko dla punktu startowego i końcowego, ale również dla państw tranzytowych.

Pozwala to wcześniej ocenić ryzyko przegrzewania pojazdu, korków czy ograniczeń wynikających z upałów.

2. Planuj załadunki w godzinach porannych

Jeżeli nadawca ma taką możliwość, załadunek warto organizować wcześnie rano lub późnym wieczorem.

Korzyści są oczywiste:

• krótszy czas ekspozycji towaru na wysoką temperaturę,
• mniejsze ryzyko kolejek,
• łatwiejsze utrzymanie wymaganych parametrów produktów.

3. Uwzględniaj dodatkowy zapas czasu

Lato nie sprzyja realizacji transportu „na styk”. Wystarczy jeden korek lub awaria pojazdu, aby opóźnienie szybko urosło do kilku godzin.

Dlatego warto pozostawić bufor czasowy między:

• załadunkiem,
• planowanym przyjazdem,
• kolejnymi zleceniami przewoźnika.

Komunikacja z przewoźnikiem ma jeszcze większe znaczenie

W czasie upałów sytuacja na trasie potrafi zmieniać się bardzo szybko. Właśnie dlatego stały kontakt z kierowcą i przewoźnikiem staje się jednym z najważniejszych elementów pracy spedytora. Warto uzgodnić wcześniej sposób przekazywania informacji o opóźnieniach i częstotliwość raportowania pozycji pojazdu, a także całą procedurę postępowania przy awarii agregatu chłodniczego i w związku z tym – sposób dokumentowania ewentualnych problemów.

Najczęstsze błędy podczas wakacyjnych dostaw FMCG

Wiele problemów pojawia się nie z powodu samych upałów, lecz niewłaściwego przygotowania transportu. Nawet dobrze wyposażony pojazd nie wyeliminuje ryzyka, jeśli organizacja przewozu będzie niedokładna.

Najczęściej spotykane błędy obejmują:

• planowanie transportu bez uwzględnienia prognoz pogody,
• brak rezerwy czasowej,
• nieuwzględnienie wakacyjnych korków,
• zbyt późne informowanie odbiorcy o opóźnieniach,
• nieweryfikowanie sprawności agregatu chłodniczego,
• brak ustalonych procedur na wypadek awarii.

Lista kontrolna spedytora przed wysłaniem transportu

Przed przekazaniem zlecenia przewoźnikowi warto jeszcze raz sprawdzić najważniejsze elementy organizacji przewozu.

Obszar	Co należy sprawdzić?
Temperatura	prognozy na całej trasie
Pojazd	sprawność chłodni lub agregatu
Trasa	remonty, korki, zakazy ruchu
Czas	zapas na ewentualne opóźnienia
Dokumentacja	wymagania klienta i warunki przewozu
Monitoring	możliwość śledzenia pojazdu i temperatury
Kontakt	sposób komunikacji z kierowcą i odbiorcą

---

Wysokie temperatury nie muszą oznaczać problemów z realizacją dostaw FMCG, ale wymagają od spedytora dokładniejszego przygotowania całego procesu. Znaczenie mają zarówno odpowiednio zaplanowana trasa, sprawdzony przewoźnik, jak i bieżąca komunikacja z kierowcą oraz odbiorcą.

Lato pokazuje, że skuteczne planowanie transportu nie kończy się na znalezieniu pojazdu. Obejmuje również analizę ryzyka, przygotowanie alternatywnych rozwiązań i szybką reakcję na zmieniające się warunki drogowe oraz pogodowe. W przypadku produktów szybko rotujących właśnie takie działania pozwalają ograniczyć liczbę reklamacji i utrzymać ciągłość dostaw.

Źródła: Umowa ATP dotycząca międzynarodowego przewozu szybko psujących się artykułów żywnościowych, Raben Group