Lato jest jednym z najbardziej wymagających okresów dla transportu napojów. Wysokie temperatury, korki, wakacyjne ograniczenia ruchu i zwiększony popyt sprawiają, że nawet niewielkie opóźnienie lub nieprawidłowe przygotowanie przewozu może skończyć się reklamacją. Problem dotyczy nie tylko produktów wymagających kontrolowanej temperatury. Również woda, napoje gazowane, soki czy piwo są narażone na pogorszenie jakości lub uszkodzenia podczas transportu.

Spedytor odpowiada za organizację przewozu, dlatego już na etapie planowania może ograniczyć wiele ryzyk. Wystarczy odpowiednio dobrać środek transportu, uwzględnić warunki pogodowe i zadbać o właściwy przepływ informacji między nadawcą a przewoźnikiem.

Dlaczego lato zwiększa ryzyko reklamacji?

W miesiącach letnich temperatura wewnątrz naczepy pozostawionej na słońcu może znacznie przekraczać temperaturę otoczenia. Dotyczy to przede wszystkim standardowych naczep z plandeką oraz furgonów, które nie są wyposażone w system chłodzenia ani izolację.

Wysoka temperatura może powodować:

• wzrost ciśnienia w butelkach i puszkach,
• deformację opakowań z tworzyw sztucznych,
• pogorszenie jakości produktów,
• rozszczelnienie opakowań,
• uszkodzenie etykiet lub opakowań zbiorczych.

Dodatkowym problemem są wielogodzinne postoje w korkach oraz oczekiwanie na rozładunek, szczególnie przed centrami dystrybucyjnymi sieci handlowych.

Nie każdy napój wymaga chłodni, ale każdy wymaga odpowiednich warunków

Częstym błędem jest przekonanie, że chłodnia jest potrzebna wyłącznie do przewozu produktów łatwo psujących się. Tak naprawdę wymagania producentów bywają znacznie bardziej szczegółowe i….bardziej rygorystyczne niż ogólne przepisy dotyczące przewozu żywności.

Co powinien ustalić spedytor na etapie przyjmowania zlecenia?

• dopuszczalny zakres temperatur,
• czy wymagana jest naczepa izotermiczna lub chłodnicza,
• maksymalny czas transportu,
• sposób zabezpieczenia ładunku,
• wymagania dotyczące postoju podczas załadunku i rozładunku.

Pięć błędów, które najczęściej prowadzą do reklamacji

Brak weryfikacji wymagań temperaturowych

Nie wszystkie napoje powinny być przewożone w takich samych warunkach. Produkty premium, napoje funkcjonalne czy niektóre soki NFC mogą wymagać utrzymania określonej temperatury przez cały czas transportu.

Jeżeli spedytor nie zweryfikuje tych wymagań przed zleceniem przewozu, odpowiedzialność za ewentualne szkody może stać się przedmiotem sporu pomiędzy uczestnikami transportu.

Dobór niewłaściwego pojazdu

Najtańsza dostępna naczepa nie zawsze będzie właściwym wyborem. Koszt przewozu jest zwykle znacznie niższy niż wartość reklamowanego ładunku.

W okresie upałów warto rozważyć:

• chłodnię,
• izotermę,
• pojazd umożliwiający monitorowanie temperatury,
• naczepę zapewniającą odpowiednią wentylację, jeśli producent dopuszcza takie rozwiązanie.

Nieprawidłowe zabezpieczenie palet

Napój jest jednym z cięższych rodzajów ładunków przewożonych na paletach. Gwałtowne hamowanie lub pokonywanie zakrętów może doprowadzić do przewrócenia całych jednostek ładunkowych. Najczęstsze błędy to m.in. zbyt mała liczba pasów mocujących, uszkodzone palety, źle wykonane foliowanie i nierównomierne rozmieszczenie ciężaru.

Uszkodzenia mechaniczne bardzo często kończą się reklamacją jeszcze przed przyjęciem dostawy.

Nieuwzględnienie wakacyjnych utrudnień

Lato oznacza większy ruch turystyczny, remonty dróg oraz sezonowe zakazy ruchu dla pojazdów ciężarowych w wielu krajach Europy. Brak odpowiedniego zaplanowania trasy może prowadzić do przekroczenia czasu dostawy, wydłużenia postoju na słońcu, utraty okna rozładunkowego, naliczenia kar umownych. Dlatego warto na bieżąco monitorować komunikaty zarządców dróg oraz informacje o ograniczeniach ruchu.

Niedostateczna dokumentacja

W przypadku reklamacji bardzo często decydują szczegóły, które zawarte były w dokumentach lub nawet rozmowach pomiędzy spedytorem a zleceniodawcą. Dlatego spedytor powinien zadbać o przekazanie przewoźnikowi wszystkich wymagań klienta, potwierdzić warunki przewozu w zleceniu, wykonać dokumentację fotograficzną uszkodzeń, jeśli wystąpiły, a nawet przeprowadzić zapis temperatury, gdy pojazd jest wyposażony w odpowiedni system. Im lepiej udokumentowany przebieg transportu, tym łatwiej ustalić odpowiedzialność za powstałą szkodę.

Jak spedytor może ograniczyć ryzyko reklamacji?

Najwięcej problemów można wyeliminować jeszcze przed rozpoczęciem transportu. Znaczenie ma nie tylko wybór przewoźnika, ale również dokładna analiza wymagań dotyczących konkretnego produktu. Kilkanaście minut poświęconych na weryfikację tych elementów może zapobiec reklamacjom o wartości znacznie przewyższającej koszt organizacji transportu.

Przed zleceniem przewozu warto sprawdzić:

• wymagania temperaturowe producenta,
• typ naczepy,
• dostępność monitoringu temperatury,
• prognozę pogody na trasie,
• przewidywane utrudnienia drogowe,
• czas oczekiwania na załadunek i rozładunek,
• sposób zabezpieczenia palet.

O czym warto pamiętać podczas organizacji letnich przewozów?

Rosnące temperatury powodują, że organizacja transportu napojów wymaga większej uwagi niż w pozostałych miesiącach roku. Znaczenie ma nie tylko termin dostawy, ale również sposób przewozu i zabezpieczenia ładunku. Nawet produkty, które nie wymagają transportu chłodniczego, mogą ulec uszkodzeniu wskutek długotrwałego działania wysokiej temperatury lub niewłaściwego mocowania.

Spedytor, który już na etapie planowania uwzględni wymagania producenta, warunki pogodowe oraz możliwe utrudnienia na trasie, znacznie ogranicza ryzyko reklamacji. W sezonie letnim dobra organizacja przewozu staje się jednym z elementów wpływających na jakość dostawy i bezpieczeństwo całego łańcucha logistycznego.

Źródła

• Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie higieny środków spożywczych.
• Rozporządzenie (WE) nr 178/2002 ustanawiające ogólne zasady prawa żywnościowego.
• Umowa CMR (Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów).
• GS1 Polska – wytyczne dotyczące transportu i logistyki produktów spożywczych.
• Europejska Agencja Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) – materiały dotyczące bezpieczeństwa żywności i warunków jej transportu.