Programy służące do wspomagania pracy spedytora.
Trendy w spedycji – nowoczesne techniki informacyjne!
Jak mówi definicja, istotą spedycji jest przygotowanie samego procesu przewozu określonego ładunku z punktu A do punktu B. Niewłaściwe jest utożsamianie spedytora z przewoźnikiem. To dwa zupełnie różne podmioty. Nawet gdyby spedytor samodzielnie dokonuje przewozu ładunku, to wykonuje go na podstawie umowy przewozu, a nie na podstawie umowy spedycyjnej (są to inne regulacje prawne). Rozróżnienie jest istotne, ponieważ wpływa na zakres odpowiedzialności związanej np. z zaginięciem czy uszkodzeniem towaru.
Osób na co dzień zajmujących się pośrednictwem przy przewozie rzeczy jest sporo. Jakie trendy w spedycji przeważają obecnie?
Analiza potrzeb w celu wybrania dopasowanego produktu IT
Nowoczesne systemy informatyczne coraz częściej stają się niezbędnym narzędziami pracy spedytora. Wybierając określony produkt IT, koniecznie trzeba wnikliwie przeanalizować potrzeby firmy (spedytora). Nazbyt rozbudowane i kosztowne narzędzia pracy spedytora, z których firma będzie miała pożytek w niewielkim zakresie, nie przyniosą spodziewanych oszczędności. Z kolei nabycie słabszych rozwiązań niż wymagane będzie nieskuteczne i w praktyce może okazać się nieprzydatną inwestycją. Administrowanie flotą pojazdów w małych i średnich przedsiębiorstwach staje się coraz bardziej skomplikowane bez zastosowania nowoczesnych technologii informatycznych. Wzmożona rywalizacja na rynku usług spedycyjnych wymaga stałego polepszania jakości, a także dostarczania ciągle nowych ofert.
Odpowiednia technologia IT dla branży spedycyjnej
Zleceniodawcy wymagają od spedytorów szybkości w działaniach, elastyczności oraz kompleksowej obsługi. Tempo rozwoju gospodarczego, a także rosnące wymagania klientów i konkurencja wymuszają nieustające podnoszenie jakości obsługi.
Do tego niezbędna jest odpowiednia technologia IT, która powinna dawać następujące możliwości:
- planowanie przewozów z wykorzystaniem dostępu do map drogowych w połączeniu z możliwością komunikacji poprzez GPS lub sms
- monitorowanie statusu zlecenia
- wystawianie dokumentów przewozowych i innych, np. CMR, SAD, faktur itd.
- rozliczanie zużycia paliwa oraz ewidencjonowanie przejazdów
- planowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców
- kalkulowanie trasy i kosztów transportu
- optymalizacja liczby postojów i pustych przebiegów
- rejestracja zleceń transportowych i spedycyjnych wraz z wydrukami
- eksport danych do systemu księgowego
Programy służące do wspomagania pracy spedytora
Na rynku działa niemało podmiotów oferujących platformy (programy) służące do wspomagania pracy spedytora. Wybierając spośród różnych ofert, należy sprawdzić i porównać wiele parametrów. Ważne są m.in. integracja z funkcjami w poszczególnych zakładkach (np. importem danych kontrahenta, platformami transportowymi), wersje mobilne itp. Każdy z usługodawców stara się zwrócić uwagę na cechy wyróżniające jego platformę od produktu konkurencji. Kolejny potencjał w zakresie obniżenia kosztów można uzyskać dzięki udoskonalonej, zintegrowanej współpracy na bazie inteligentnych rozwiązań IT.
Giełdy transportowe i ich funkcje
Zakres produktów na platformach transportowych (giełdach ładunków) jest szeroki. Polega on, nie tylko na kojarzeniu potrzeb w zakresie usług transportowych i spedycyjnych czy zapotrzebowaniu firm handlowych oraz produkcyjnych. Funkcje dostępnych giełd transportowych ułatwiają także planowanie działań załadunkowych oraz monitorują w czasie rzeczywistym przepływ towarów pomiędzy miejscami nadania i odbioru. Coraz częściej platformy współpracują z narzędziami informatycznymi, które wykorzystywane są do określania pozycji pojazdu w wybranym okresie. Użytkowanie giełdy nie jest tylko kwestią poszukiwania oszczędności – wdrożenie systemu powoli okazuje się koniecznością. Teraz, aby zostać partnerem międzynarodowym, trzeba również pracować na platformach transportowych.
W okresach szczytu przewozowego zwycięstwo odnoszą ci, którzy potrafią szybko i sprawnie dotrzeć ze zleceniem do znacznej grupy sprawdzonych przewoźników lub odpowiednio wcześnie zakontraktują stałe zlecenia. Korzystanie z systemów giełd transportowych może zapewnić długotrwałe zlecenia oraz pozwala zoptymalizować wykorzystanie floty.
Kluczowe platformy transportowe:
Funkcje poszczególnych giełd transportowych można sprawdzić w czasie bezpłatnych i niezobowiązujących do zakupu testów. Przeprowadzony test pozwoli zapoznać się z systemem i jego jakością, co wpłynie na wybór dopasowanego do potrzeb programu.
Zapewni to klientowi świadomą kontrolę kosztów w odniesieniu do osiąganych korzyści.
Drugim rozwiązaniem może być program dla spedycji EDI (electronic data interchange)
Inaczej Elektroniczna Wymiana Danych pozwala na prowadzenie szybkiej i prostej sprzedaży poprzez import zamówień od klientów z platformy EDI oraz eksport faktur. Kłopotliwość ich przechowywania, konieczność ręcznej obsługi wprowadzania i przetwarzania danych oraz związane z tym ryzyko błędów powodują, że warto zastanowić się nad wykorzystaniem komunikacji z partnerami poprzez program spedycyjny EDI. Rozwiązanie to w sposób znaczący może polepszyć pozycję firmy względem partnerów biznesowych oraz znacznie obniżyć koszty będące skutkiem prowadzenia korespondencji.
Korzyści stosowania EDI: redukcja kosztów, eliminacja błędów podczas wprowadzania danych, szybkość przekazu i przetwarzania, skrócenie cyklu od sprzedaży do zapłaty, eliminacja barier językowych, sprawna obsługa klienta. Więcej o programie na stronach:
- http://www.comarch.pl/handel-i-uslugi/public-relations/aktualnosci/edi/comarch-edi-jako-jedyny-polski-operator-zostal-odnotowany-w-raportach-gartnera/
- http://www.comarchedi.pl/
Trzecim rozwiązaniem może być system CRM lub TMS
TMS (Transport Management System) oraz CRM (Customer Relationship Management) to nowoczesne metody, które zostały zaprojektowane jako narzędzia usprawniające codzienną pracę wszystkich działów w firmach transportowych i spedycyjnych. W jednym systemie można obsługiwać wiele procesów. Przykładem mogą być rozwiązania proponowane przez interLAN.
Korzyści stosowania interLAN SPEED: obsługa zleceń, zarządzanie taborem własnym i kontraktowym oraz kierowcami, finanse (faktury, noty i kompensaty, wezwania do zapłaty, diety i wynagrodzenia), integracja z systemami zewnętrznymi (mapy cyfrowe, telematyka, giełdy ładunków). Pełne informacje o systemie na stronie http://www.interlan.pl/
Inne rozwiązania informatyczne oraz systemy do zarządzania spedycją
Z uwagi na stały obieg dużego strumienia danych, wartość nowoczesnych systemów informatycznych, takich jak CRM, ma w branży TSL coraz większe znaczenie. Każdego dnia spedytorzy muszą zarządzać setkami tysięcy, a nawet milionami rekordów dotyczących formatu zamówienia. Trudno sobie wyobrazić manualne wypełnianie arkuszy kalkulacyjnych i analizę takiej ilości pojawiających się informacji. Wykorzystywanie narzędzi, które unowocześniają zarządzanie danymi, wydaje się konieczne do osiągnięcia konkurencyjnej pozycji w sektorze TSL. Poniżej przykłady innych rozwiązań informatycznych dla spedytora.
Kierunki integracji
Na rynku widać wyraźny trend integracji systemów firm oferujących rozwiązania dla spedycji. Dzięki temu branża TSL może jeszcze bardziej doskonalić swoje procesy. Poszczególne aplikacje już posiadają możliwość połączenia się z systemami zewnętrznymi innych przedsiębiorstw i instytucji. Jednym z przykładów jest sojusz operatora TIMOCOM – operatora Systemu Smart Logistics i firmy interLAN, polskiego producenta oprogramowania klasy TMS. Celem integracji obu rozwiązań było usprawnienie oraz unowocześnienie przepływu informacji pomiędzy systemami. Korzyści wynikające z integracji: redukcja czasu związanego z podwójnym wprowadzaniem tych samych danych, podniesienie jakości obsługi klienta oraz wzrost wydajności i organizacji pracy. Również dzięki współpracy z producentami systemów telematycznych nastąpiło ich połączenia z największą w Europie giełdą transportową dostarczaną przez TIMOCOM. Dzięki temu platforma umożliwia monitorowanie na jednej mapie pojazdów wyposażonych w różne systemy telematyczne. Dla spedytorów korzystających z funkcji trackingu jest to przede wszystkim znaczna oszczędność czasu. Dzięki rozbudowanej funkcji wyszukiwania klienci TIMOCOM mogą jeszcze szybciej znaleźć ładunki umiejscowione w pobliżu ich aut. Jeśli użytkownik wybierze z listy daną ciężarówkę, jej aktualne położenie stanie się kryterium wyszukiwania frachtów.
Komputeryzacja zdecydowanie ułatwia pracę spedytora. Jednak wybór odpowiedniego programu jest zadaniem bardzo trudnym. Zauważalne jest, iż polskie firmy coraz częściej otwierają się na innowacyjne rozwiązania w usługach dla branży TSL, z których korzyści czerpie wiele podmiotów bezpośrednio i pośrednio biorących udział w łańcuchu dostaw. Jak w wielu zawodach, tak również w spedycji trzeba uczyć się całe życie! Rynek cały czas się rozwija, pojawiają się nowe rozwiązania, nowe technologie, nowe prawo. Chcąc pracować w spedycji, trzeba być stale otwartym na zdobywanie wiedzy i nowych kompetencji. Warto więc inwestować w programy wspomagające pracę spedytora.
Technologie mobilne w TSL | Polski Instytut Transportu Drogowego
10 czerwca, 2024 @ 12:22 pm
[…] podkreśla, że dzięki nim utrzymują komunikację na linii kierowca-spedytor, statusują zadania, kalkulują koszty, szybko wymieniają dokumenty. Sprawdzają też czas trwania załadunków i rozładunków, […]