Rosnące koszty operacyjne (paliwo, płace, opłaty drogowe), nowe regulacje unijne (m.in. obowiązkowe tachografy Smart Tacho 2 podyktowane przez Pakiet Mobilności, system ICS2, zmiany w ADR), a także presja klientów na szybką realizację zlecenia sprawiają, że błędy w pracy spedytora mogą kosztować więcej niż kiedykolwiek wcześniej.

Jakie są najczęstsze potknięcia w spedycji i jak im zapobiegać? Poniżej omawiamy najważniejsze błędy, wskazując jednocześnie praktyczne sposoby ich unikania.

Niedokładne planowanie transportu i brak rezerw czasowych

Wielu spedytorów nadal planuje transport „na styk”, zakładając idealne warunki drogowe i brak zakłóceń. W praktyce zdarzają się korki, wypadki, kolejki na granicach czy problemy z załadunkiem. W efekcie dostawy są opóźnione, co naraża firmę na kary umowne i utratę reputacji.

Przykład:
Wraz z wprowadzeniem kontroli na granicy (m.in. z Niemcami), wiele firm transportowych oraz spedycyjnych zgłaszały problemy z terminowością transportów. Brak uwzględnienia tego w planach skutkował masowymi opóźnieniami.

Jak uniknąć błędu:

• Planuj z buforami czasowymi – uwzględnij przerwy kierowcy, możliwe korki i opóźnienia celne. Możesz korzystać z narzędzi do planowania, jak np. Planer Tras w TIMOCOM, gdzie widoczne są informacje o zakazach jazdy i objazdach.
• Korzystaj z TMS i systemów telematycznych, które pozwalają reagować na bieżąco.
• Miej plan „B” i planuj alternatywne trasy (np. objazdy granic).

Błędy dokumentacyjne i formalne

Niekompletne lub błędnie wypełnione dokumenty przewozowe (CMR, listy przewozowe, zgłoszenia celne, ADR) mogą skutkować zatrzymaniem ładunku, opóźnieniami czy karami finansowymi.

Przykład:
W transporcie ADR (towarów niebezpiecznych) zmiany w przepisach, które weszły w życie w styczniu 2025 r., wymagają nowej dokumentacji. Część spedytorów nie zaktualizowała procedur, co prowadziło do blokowania transportów na przejściach granicznych.

Jak uniknąć błędu:

• Stwórz checklisty dokumentacyjne dla każdego rodzaju transportu.
• Korzystaj z elektronicznego obiegu dokumentów (np. e-CMR).
• Regularnie szkol pracowników w zakresie zmian prawnych w UE.

Niedoszacowanie kosztów i błędne kalkulacje frachtów

Przyjmowanie zleceń „na słowo honoru” i szybkie wyceny bez uwzględnienia wszystkich kosztów to jeden z najczęstszych błędów. Zwłaszcza, że w przypadku transportu międzynarodowego, stawki opłat drogowych mogą wzrosnąć z dnia na dzień, co przekłada się na całościowe koszty transportowe.

Przykład:
W Polsce część spedytorów nie uwzględniała rosnących opłat drogowych związanych z emisją CO₂. Efekt? Realizacja przewozu stawała się nierentowna już w trakcie zlecenia.

Jak uniknąć błędu?

• Używaj kalkulatorów kosztów i regularnie aktualizuj stawki.
• Uwzględniaj w wycenach nie tylko paliwo i płace, ale też winiety, opłaty drogowe, serwis i podatki.
• Negocjuj elastyczne umowy z klientami, które pozwalają na korekty cen w przypadku dużych zmian rynkowych.

Brak komunikacji z klientem i przewoźnikiem

Zbyt rzadki kontakt z klientem lub przewoźnikiem prowadzi do chaosu. Brak informacji o opóźnieniach skutkuje niezadowoleniem klienta, a niedoprecyzowane warunki transportu (np. wymagania dotyczące temperatury) mogą zakończyć się reklamacją.

Przykład:
Brak komunikacji pomiędzy kierowcą a przewoźnikiem / spedytorem może doprowadzić do opóźnień w dostawie, a tym samym reklamacji.

Jak uniknąć błędu?

• Wprowadź standard codziennego raportowania statusu transportu.
• Kontaktuj się z kontrahentem poprzez giełdę transportową (Trans.eu, Messenger TIMOCOM) do wymiany informacji.
• Dokumentuj każdą zmianę w ustaleniach z klientem.

Brak zarządzania ryzykiem i sytuacjami kryzysowymi

Niektórzy spedytorzy działają „na żywioł”, licząc, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. W momencie awarii, strajku czy problemów celnych nie mają planu B.

Przykład:
W czerwcu 2025 strajki na granicy francusko-hiszpańskiej zablokowały transporty na kilka dni. Firmy, które miały alternatywnych przewoźników i zapasowe trasy, poradziły sobie lepiej niż te, które zostały bez planu awaryjnego.

Jak unikać:

• Twórz procedury awaryjne i listy kontaktowe alternatywnych przewoźników.
• Monitoruj ryzyka polityczne, pogodowe i prawne na trasach.
• Zabezpieczaj transporty polisami OC spedytora i cargo.

Z czego wynikają błędy spedytorów?

Najczęstsze błędy spedytorów to efekt nie tylko nieuwagi, ale też braku dostosowania do nowych realiów rynkowych. Niewłaściwe planowanie, błędy dokumentacyjne, niedoszacowanie kosztów czy brak komunikacji – to wszystko można wyeliminować poprzez:

• systematyzację procesów (checklisty, procedury, szkolenia),
• wdrożenie nowoczesnych narzędzi IT (TMS, platformy komunikacyjne, raportowanie ESG),
• proaktywne podejście do ryzyka i ekologii.

Rok 2025 pokazuje, że przewagę w spedycji zyskują firmy, które nie tylko dostarczają ładunki na czas, ale też potrafią działać elastycznie, przejrzyście i w zgodzie z nowymi regulacjami. Dla spedytorów oznacza to jedno – mniej miejsca na błędy, a więcej na profesjonalizm i nowoczesne podejście do zarządzania transportem.

Źródło: https://40ton.net/zablokowany-przejazd-na-granicy-francji-oraz-hiszpanii-nowe-protesty-rolnikow/

https://www.timocom.pl/messenger-faq