Zalety systemów klasy TMS
TMS to specjalistyczne oprogramowanie komputerowe, które wspomaga procesy transportowe, logistyczne oraz dystrybucyjno-handlowe. Wdrożenie tego rozwiązania może przyczynić się znacznie do redukcji kosztów operacyjnych w firmach działających w obszarze TSL, zwiększenia wydajności pracy, usprawnienia kontroli finansów, podniesienia jakości obsługi klienta i świadczonych usług.
Aplikacja TMS to system łatwy w obsłudze i w analizowaniu danych, a przy tym dostosowuje się do biznesowych potrzeb każdego użytkownika, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z tego nowoczesnego oprogramowania komputerowego.
Co to jest TMS i do czego służy?
TMS (Transportation Management System) stanowi odpowiedź firm informatycznych na rosnące potrzeby przedsiębiorstw w zakresie zarządzania i optymalizacji kosztów transportu. Może on zostać wdrożony w dowolnym typie przedsiębiorstwa, jednak najlepiej sprawdza się właśnie w działach transportu, spedycji, logistyki i magazynowania oraz innych firmach posiadających własny lub wynajmowany tabor samochodowy.
Korzyści z niego płynące są znaczne. Przede wszystkim ma on za zadanie obsługę wszystkich obszarów działalności firmy, redukcję kosztów operacyjnych i administracyjnych, poprawę płynności finansowej, zwiększenie wydajności pracy oraz poprawę komunikacji wewnętrznej.
System pozwala między innymi na: określenie cen transportu już na etapie planowania zlecenia, a więc umożliwia wybór najtańszego przewoźnika oraz daje możliwość negocjacji ceny. Gwarantuje także minimalizacje kosztów dostaw, konsolidację zamówień, pozwala na maksymalne wykorzystanie przestrzeni załadunkowej oraz magazynowej, optymalizację długości tras, śledzenie i identyfikowanie przesyłek, monitorowanie zdarzeń związanych z transportem, planowanie serwisów, napraw i przeglądów, przygotowanie wszelkich analiz i raportów, pozwala na fakturowanie i zarządzanie płatnościami dzięki zintegrowaniu z innym systemami spedycyjnymi oraz księgowymi, tworzy wezwania do zapłaty i dokumenty windykacyjne, pozwala na planowanie czasu pracy kierowców i obsługę danych z tachografów, zarządzanie urlopami, rozliczanie delegacji, umożliwia wysyłanie zleceń bezpośrednio do kierowców, pozwala na tworzenie cenników zleceń i skrócenie czasu ich obsługi, a przy tym zapewnia stały kontakt z klientem i wzrost jakości usług.
Nowoczesne systemy TMS współpracują z systemami GPS (możliwość integracji z systemami telematycznymi i mapami cyfrowymi) i mogą być obsługiwane przez strony www, a kontakty z kontrahentami odbywają się przez sms, fax czy email oraz za pomocą specjalnie utworzonych kont, które gwarantują szybki dostęp do informacji. Wszystkie dane powinny być przechowywane na serwerach, co zapewni ich bezpieczeństwo.
Wszystkie te funkcjonalności są potrzebne do prawidłowego przebiegu procesów biznesowych, które zachodzą w szeroko pojętej branży transportowej. Zastosowanie TMS w firmie znacznie ułatwia zatem ich wspomaganie i kontrolę.
Wdrożenie systemu TMS w firmie
Zazwyczaj wdrożenie systemu TMS w firmie przebiega wieloetapowo, zaczynając od wstępnej analizy potrzeb i oczekiwań użytkownika oraz ilości osób mających korzystać z systemu. Następnie producent systemu wykonuje szczegółowy projekt dla klienta, uwzględniając procesy realizowane przez dane przedsiębiorstwo, jego cele i założenia oraz dostępny budżet. W kolejnym etapie przeprowadzane są specjalistyczne testy oraz uruchamia się wersję prototypową w taki sposób, aby nie zakłócać pracy firmy. System może zostać zintegrowany z innymi programami biznesowymi, które są wykorzystywane w firmie. Na samym końcu nanosi się ewentualne zmiany w funkcjonalności oprogramowania. W każdej chwili istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności. Ważne jest aby firma, która wdraża program przeprowadziła szkolenie pracowników z zakresu jego obsługi. Producent oprogramowania zapewnia oczywiście stały serwis, utrzymanie oraz asystę techniczną i wsparcie technologiczne.
Podsumowując
Nowoczesne narzędzia informatyczne cieszą się stale rosnącym zainteresowaniem, gdyż z łatwością wspomagają planowanie, monitoring oraz rozliczenia i automatyzację całych łańcuchów dostaw. Także wymagania stawiane producentom są coraz większe, a klienci oczekują kompleksowych i zintegrowanych rozwiązań, dlatego też systemy TMS stale się rozwijają i sukcesywnie pojawiają się nowe funkcjonalności.
Napisz komentarz