Podpis elektroniczny w firmie transportowej

(Aktualizacja: 15 lipca, 2016)
Oceń nas

Wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w firmie transportowej – czy warto?

Rzeczywistość firm zajmujących się szeroko pojętym transportem zmieniła się w przeciągu ostatnich lat bardzo gwałtownie. Rozwój technologii wykorzystujących Internet sprawił, że wiele procesów zawierania, kontrolowania i rozliczania zleceń transportowych zmienił sposób funkcjonowania wielu podmiotów w branży transportowej. Kontakty zawierane na wirtualnej platformie, szybkie przetwarzanie danych skoncentrowanych w jednym miejscu, elastyczność i dostosowanie do potrzeb klienta i zmieniającej się sytuacji na rynku często niosą ze sobą różnego typu zagrożenia wywołane chociażby unormowaniami prawnymi, które powstawały w zupełnie innych warunkach technologicznych, a które nadal skutkują określonymi konsekwencjami prawnymi. Całe szczęście prawodawca stara się dostosować do zmieniającej się rzeczywistości. W przypadku dokumentacji wytwarzanej w obrocie gospodarczym przejawem takiego działania jest właśnie elektroniczny podpis.

Co to jest podpis elektroniczny?

Według ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. (Dz. U. 2001 Nr 130 poz. 1450) podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Jest to ogólna definicja, która nie wyczerpuje jednak tematu.

podpis elektroniczny

 

Jakie są rodzaje podpisu elektronicznego?

W zasadzie można powiedzieć o dwóch rodzajach cyfrowego podpisu. Pierwszy, to potocznie nazywany zwykłym podpis elektroniczny. Jak wspomniałam wyżej umożliwia on jednoznaczne ustalenie tożsamości osoby przesyłającej określone dane. Wykorzystywany jest np. przy podpisywaniu dokumentów w systemach bankowych albo w systemie e-government. Często jest on powiązany z certyfikatem niekwalifikowanym, który stosuje się np. do szyfrowania wiadomości i plików przesyłanych pocztą elektroniczną. Certyfikat ten może być wystawiany przez różne podmioty.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jest on przyporządkowany wyłącznie do osoby, która go składa i sporządzany przy zastosowaniu bezpiecznych urządzeń oraz odpowiednich danych do składania podpisu elektronicznego.

Uwaga! Bezpieczny podpis elektroniczny jest tak powiązany z danymi, które sygnuje, że uniemożliwia ich zmianę bez pozostawienia śladu po ingerencji.

Kolejną cechą bezpiecznego podpisu jest jego struktura, która musi być taka, jak określono w przepisach i powinna powstawać w oparciu o odpowiednie algorytmy kryptograficzne, czyli tzw. klucz prywatny i klucz publiczny. Co więcej podpis ten powiązany jest z tzw. certyfikatem kwalifikowanym. Certyfikat ten zawiera takie dane, które pozwalają w jednoznaczny sposób zidentyfikować użytkownika bezpiecznego podpisu. Jest wydawany wyłącznie osobom fizycznym przez uprawnione do tego podmioty. W Polsce jest kilka tzw. kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne według norm zawartych w ustawie. Ich lista wpisana jest do rejestru Ministra Gospodarki prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

Jakie zastosowanie ma podpis elektroniczny?

Art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym mówi, że: „Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.”

Zatem, jak podaje Ministerstwo Gospodarki można go używać m.in. do:

  • elektronicznego podpisywania umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilno-prawnym,
  • w korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy,
  • podpisywania faktur elektronicznych,
  • składania deklaracji celnych i podatkowych,
  • podpisywania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,
  • zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również system PUE ZUS),
  • zarejestrowania działalności gospodarczej (CEIDG)
  • podpisywania raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
  • korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
  • podpisywania dokumentacji medycznej.

Podpis taki jest ważny w okresie obowiązywania kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli był on zawieszony, to podpis ma skutek wtedy, gdy minie okres zawieszenia.

Kto wydaje kwalifikowany podpis elektroniczny?

Bezpieczny podpis elektroniczny można obecnie nabyć drogą kupna w jednej z wymienionych poniżej firm świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego. Widnieją one w spisie Ministerstwa Gospodarki w ramach Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) i są to:

  1. Asseco Data Systems S. A.
  2. Eurocert Sp. z o. o.
  3. Enigma SOI Sp. z o. o.
  4. Krajowa Izba Rozliczeniowa S. A.
  5. Safe Technologies S. A.
  6. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S. A.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Osoba, która chce nabyć bezpieczny podpis elektroniczny musi najpierw zawrzeć umowę na piśmie z uprawnionym do tego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne. Usługodawca jeszcze przed podpisaniem umowy powinien poinformować nabywcę na piśmie lub przy pomocy zapisanej trwale informacji elektronicznej, w jasny i zrozumiały sposób, o warunkach użycia takiego podpisu. Przed odebraniem certyfikatu należy potwierdzić swoją tożsamość osobiście lub pośrednio, ale wtedy należy posłużyć się notarialnym uwiarygodnieniem podpisu. Po dokonaniu formalności osoba zakupująca elektroniczny, bezpieczny podpis otrzymuje zestaw umożliwiający fizyczne opatrywanie dokumentów podpisem, a zatem kartę kryptograficzną, zawierająca certyfikat kwalifikowany, czytnik kart oraz oprogramowanie do składania i weryfikacji podpisu. Firmy udzielające certyfikatów kwalifikowanych mają swój regulamin określający sposób dokonania formalności a oprócz tego instrukcje ułatwiające zapoznanie się z obsługa zestawu. Generalnie aby złożyć podpis elektroniczny należy podłączyć czytnik kart wraz z kartą kryptograficzną do komputera, następnie już z poziomu oprogramowania wskazać certyfikat kwalifikowany do składania podpisu oraz podać kod PIN nadany karcie. Ważne jest aby zestaw przechowywać tak, aby nie był on dostępny dla innych osób, które mogłyby wykorzystać go w sposób nieuprawniony.

Dlaczego warto posiadać w firmie transportowej podpis elektroniczny?

Większość firm transportowych korzysta z możliwości elektronicznego przesyłania różnego typu dokumentów. Część czynności związanych z obrotem gospodarczym wymaga pisemnej formy ich dokonania. Na gruncie prawa cywilnego mamy obecnie dwie możliwości dochowania takiej formy, a mianowicie osobisty, odręczny podpis (art.78 par.1 kodeksu cywilnego) lub elektroniczny, bezpieczny podpis, potwierdzony kwalifikowanym certyfikatem (art. 78 par. 2). Zatem spora grupa firm wysyłająca dokumenty w elektronicznej formie bez bezpiecznego podpisu elektronicznego naraża się na spore niebezpieczeństwo niedotrzymania właściwej formy dokonywania czynności prawnych. Chodzi tu np. o tak istotne kwestie jak:

  • właściwość miejscowa sadu,
  • reklamacja pisemna,
  • opóźnienie w dostawie.

Kwestia właściwości miejscowej sądu odnosi się do sytuacji, gdy firma zlecająca transport w zlecenie przesyłane drogą mailową (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego) lub faksem wpisuje zastrzeżenie, że właściwym w razie sporu sądem będzie ten, który jest położony w miejscowości najbliżej zleceniodawcy. Problem polega na tym, że art. 46 par.1 kodeksu postępowania cywilnego mówi, że „strony mogą umówić się na piśmie o poddanie sądowi pierwszej instancji, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy”. Jak wspomniano wyżej „na piśmie” oznacza własnoręczny podpis lub bezpieczny podpis elektroniczny, który w tym wypadku nie jest dochowany. Zatem w przypadku sporu sądem właściwym miejscowo nie będzie sąd wskazany w zleceniu ale ten zlokalizowany najbliżej miejsca zarejestrowania lub zamieszkania pozwanego.

Pisemna reklamacja to kolejny przykład możliwego wystąpienia komplikacji wynikających z niezachowania właściwej formy czynności prawnych. Otóż art. 32 ust 2 Konwencji CMR stanowi, że: ”Reklamacja pisemna zawiesza przedawnienie aż do dnia w którym przewoźnik na piśmie odrzuci reklamację i zwróci załączone do niej dokumenty”. Zatem przesłanie nawet właściwie skonstruowanego merytorycznie e-maila bez bezpiecznego podpisu elektronicznego nie zatrzyma biegu przedawnienia.

I wreszcie kwestia opóźnienia w dostawie. Konwencja CMR obarcza przewoźnika odpowiedzialnością za wszelkie uszkodzenia ładunku jak również za nieterminowe dostarczenie towaru. Ale w myśl art. 30 ust. 3 tej konwencji „opóźnienie dostawy może stanowić podstawę do odszkodowania tylko wówczas, gdy zastrzeżenie zostało skierowane na piśmie w terminie 21 dni od dnia postawienia towaru do dyspozycji odbiorcy”. Znowu zatem pojawia się konieczność dochowania formy „na piśmie” aby móc dochodzić swoich praw.

Podsumowanie.

Jak widać niezwykle istotne okazuje się zachowanie odpowiedniej formy kontaktowania się na odległość. Korzystanie z udogodnień, jakie niesie technologia niewątpliwie daje znaczną przewagę w niezwykle konkurencyjnej branży jaką jest transport międzynarodowy, ale ponieważ rozwiązania prawne nie dostosowują się tak szybko do zmian technologicznych, zatem należy zachować szczególną ostrożność i pieczołowitość w kwestiach z wiązanych z formą prawną istotną dla relacji biznesowych. Ilość wiadomości i dokumentów jakie są przesyłane drogą e-mailową powinna skłonić do przekalkulowania kosztu jaki wiąże się z wykupieniem bezpiecznego podpisu (zakup zestawu, potem abonament za roczny lub dwuletni certyfikat) a potencjalnych okazji do poniesienia strat wynikłych z jego braku, jakich wiele w transporcie.

Zapisz

Zapisz