Jak firma spedycyjna może (i powinna) weryfikować swoich kontrahentów?

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Filament.io 0 Flares ×
Jak weryfikować kontrahentów?
Weryfikacja kontrahentów firmy spedycyjnej

Współpraca firm spedycyjnych z kontrahentami odbywa się dziś w głównej mierze online. Z jednej strony brak osobistego kontaktu utrudnia zdobycie zaufania, z drugiej strony dostęp do baz cyfrowych pozwala łatwiej zweryfikować potencjalnego zleceniodawcę lub podwykonawcę. Mimo tego, że nie ma możliwości uzyskania 100% gwarancji, iż partner biznesowy okaże się uczciwy, to jednak warto podjąć jak najwięcej działań, aby zminimalizować ryzyko oszustwa. Osobom stawiającym pierwsze kroki w branży lub chcącym zweryfikować swoje procedury bezpieczeństwa podpowiadamy, na co warto zwracać uwagę.

  1. Gdzie szukać informacji o firmie?

  2. Co weryfikują giełdy transportowe?

  3. Na co zwracać uwagę po wyborze przewoźnika?

 

1. Gdzie szukać informacji o firmie?

Wiele informacji o kontrahencie można pozyskać lub zweryfikować osobiście.

  1. KRS – na stronie Krajowego Rejestru Sądowego można bezpłatnie sprawdzić:

czy spółka faktycznie widnieje pod wskazanym numerem NIP,

datę wpisu do Rejestru Przedsiębiorców,

organ i sposób reprezentacji firmy.

2. CEIDG – po wpisaniu np. numeru KRS, NIP lub REGON uzyskamy (nieodpłatnie) informację o zezwoleniach i licencjach posiadanych przez firmę oraz okresie ich ważności.

3. BAZA KRS ONLINE jest darmowym źródłem, które pozwala m.in. prześledzić powiązania potencjalnego kontrahenta z innymi firmami.

4. Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD) Dzięki niemu można łatwo dotrzeć do informacji o liczbie pojazdów posiadanych przed daną firmę, zezwoleniach, licencjach i certyfikatach kompetencji zawodowej.

5. Krajowy Rejestr Długów – dostęp do bazy jest płatny, jednak dzięki niemu można zweryfikować, czy potencjalny kontrahent ma długi i w jakiej wysokości. Taka informacja może pozwolić na uniknięcie podpisania umowy z niewypłacalnym podmiotem. Miesięczny koszt abonamentu – w zależności od wybranego pakietu – waha się od 160 do 990 zł.

6. Krajowy Rejestr Domen (DNS) – umożliwia sprawdzenie, kto jest właścicielem strony internetowej pod wskazanym adresem, kto się nią posługuje i do kiedy jest ona opłacona.

7. Mapy Google, media społecznościowe, fora branżowe – dzięki nieoficjalnym obiegom informacji możemy poznać opinie byłych i obecnych klientów na temat naszego potencjalnego partnera biznesowego. Jeżeli przeważająca część z nich jest negatywna, powinna zapalić się nam lampka ostrzegawcza. Warto jednak pamiętać, że takie oceny rzadko bywają obiektywne i nie zawsze muszą się okazać miarodajne.

  1. Co weryfikują giełdy transportowe?

Najbardziej znane platformy na rynku dbają o to, aby w bazie ich klientów znalazły się tylko sprawdzone firmy. Podejmując ładunek z giełdy lub zlecając go za jej pośrednictwem, możemy założyć, że partner transakcji został już sprawdzony przez dostawcę systemu. W jaki sposób?

Analizie podlegają m.in.:

– staż firmy w branży;

– zakres OCP w przypadku przewoźników posiadających tabor do 3,5 t dmc;

– zakres OCP oraz ważność licencji krajowej lub/i międzynarodowej przewoźników dysponujących pojazdami powyżej 3,5 t dmc;

– ważność licencji spedycyjnej oraz posiadanie i zakres OC spedytora;

– powiązania cywilnoprawne danej firmy.

  1. Na co zwracać uwagę po wyborze przewoźnika?

No dobrze – pierwsze koty za płoty, wybraliśmy przewoźnika, który przetransportuje nasz ładunek za atrakcyjną dla nas stawkę. Co warto jeszcze sprawdzić, żeby maksymalnie zadbać o bezpieczeństwo transakcji?

  1. Dokumenty dostawcze oraz dane kierowcy, w tym:

– autentyczność listu przewozowego zleceniobiorcy;

– tożsamość zapowiedzianego kierowcy;

– dane w dowodzie rejestracyjnym pojazdu;

– dokument potwierdzający ubezpieczenie;

– zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej.

  1. Autentyczność danych kontaktowych (np. czy adres mailowy pokrywa się z widniejącym na stronie internetowej przewoźnika). Jeżeli zleceniobiorca kontaktuje się z nami wyłącznie z telefonu komórkowego lub adresu mailowego zarejestrowanego na ogólnodostępnej domenie (np. gmail.com, wp.pl), warto dodatkowo potwierdzić dane poprzez fax lub numer stacjonarny.
  2. Czy przewoźnik daje możliwość monitorowania pozycji swojego pojazdu podczas realizacji zlecenia? Opcja trackingu, czyli śledzenia lokalizacji auta z ładunkiem zwiększa wiarygodność kontrahenta i pozwala z wyprzedzeniem oszacować, czy towar dotrze na czas.

Nie ma kontrahentów idealnych, podobnie jak nie ma gwarancji, że nawet pomimo najwyższej troski o bezpieczeństwo transakcja przebiegnie bezproblemowo. Na pewno jednak odpowiednia, rzetelna weryfikacja partnerów biznesowych znacznie zminimalizuje ryzyko, a tym samym pozwoli oszczędzić wszystkim zainteresowanym wiele czasu i nerwów.

 

Źródła:

https://krs.pl/pl/

https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

https://baza-krs.pl/

https://kreptd.gitd.gov.pl/

https://krd.pl/

https://www.dns.pl/

https://instaspedytorka.pl/weryfikacja-kontrahentow-jak-robic-to-szybko-i-sprawnie/