Jak firma spedycyjna może (i powinna) weryfikować swoich kontrahentów?
Współpraca firm spedycyjnych z kontrahentami odbywa się dziś w głównej mierze online. Z jednej strony brak osobistego kontaktu utrudnia zdobycie zaufania, z drugiej strony dostęp do baz cyfrowych pozwala łatwiej zweryfikować potencjalnego zleceniodawcę lub podwykonawcę. Mimo tego, że nie ma możliwości uzyskania 100% gwarancji, iż partner biznesowy okaże się uczciwy, to jednak warto podjąć jak najwięcej działań, aby zminimalizować ryzyko oszustwa. Osobom stawiającym pierwsze kroki w branży lub chcącym zweryfikować swoje procedury bezpieczeństwa podpowiadamy, na co warto zwracać uwagę.
-
Gdzie szukać informacji o firmie?
-
Co weryfikują giełdy transportowe?
-
Na co zwracać uwagę po wyborze przewoźnika?
1. Gdzie szukać informacji o firmie?
Wiele informacji o kontrahencie można pozyskać lub zweryfikować osobiście.
- KRS – na stronie Krajowego Rejestru Sądowego można bezpłatnie sprawdzić:
– czy spółka faktycznie widnieje pod wskazanym numerem NIP,
– datę wpisu do Rejestru Przedsiębiorców,
– organ i sposób reprezentacji firmy.
2. CEIDG – po wpisaniu np. numeru KRS, NIP lub REGON uzyskamy (nieodpłatnie) informację o zezwoleniach i licencjach posiadanych przez firmę oraz okresie ich ważności.
3. BAZA KRS ONLINE jest darmowym źródłem, które pozwala m.in. prześledzić powiązania potencjalnego kontrahenta z innymi firmami.
4. Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD) Dzięki niemu można łatwo dotrzeć do informacji o liczbie pojazdów posiadanych przed daną firmę, zezwoleniach, licencjach i certyfikatach kompetencji zawodowej.
5. Krajowy Rejestr Długów – dostęp do bazy jest płatny, jednak dzięki niemu można zweryfikować, czy potencjalny kontrahent ma długi i w jakiej wysokości. Taka informacja może pozwolić na uniknięcie podpisania umowy z niewypłacalnym podmiotem. Miesięczny koszt abonamentu – w zależności od wybranego pakietu – waha się od 160 do 990 zł.
6. Krajowy Rejestr Domen (DNS) – umożliwia sprawdzenie, kto jest właścicielem strony internetowej pod wskazanym adresem, kto się nią posługuje i do kiedy jest ona opłacona.
7. Mapy Google, media społecznościowe, fora branżowe – dzięki nieoficjalnym obiegom informacji możemy poznać opinie byłych i obecnych klientów na temat naszego potencjalnego partnera biznesowego. Jeżeli przeważająca część z nich jest negatywna, powinna zapalić się nam lampka ostrzegawcza. Warto jednak pamiętać, że takie oceny rzadko bywają obiektywne i nie zawsze muszą się okazać miarodajne.
Najbardziej znane platformy na rynku dbają o to, aby w bazie ich klientów znalazły się tylko sprawdzone firmy. Podejmując ładunek z giełdy lub zlecając go za jej pośrednictwem, możemy założyć, że partner transakcji został już sprawdzony przez dostawcę systemu. W jaki sposób?
Analizie podlegają m.in.:
– staż firmy w branży;
– zakres OCP w przypadku przewoźników posiadających tabor do 3,5 t dmc;
– zakres OCP oraz ważność licencji krajowej lub/i międzynarodowej przewoźników dysponujących pojazdami powyżej 3,5 t dmc;
– ważność licencji spedycyjnej oraz posiadanie i zakres OC spedytora;
– powiązania cywilnoprawne danej firmy.
No dobrze – pierwsze koty za płoty, wybraliśmy przewoźnika, który przetransportuje nasz ładunek za atrakcyjną dla nas stawkę. Co warto jeszcze sprawdzić, żeby maksymalnie zadbać o bezpieczeństwo transakcji?
- Dokumenty dostawcze oraz dane kierowcy, w tym:
– autentyczność listu przewozowego zleceniobiorcy;
– tożsamość zapowiedzianego kierowcy;
– dane w dowodzie rejestracyjnym pojazdu;
– dokument potwierdzający ubezpieczenie;
– zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej.
- Autentyczność danych kontaktowych (np. czy adres mailowy pokrywa się z widniejącym na stronie internetowej przewoźnika). Jeżeli zleceniobiorca kontaktuje się z nami wyłącznie z telefonu komórkowego lub adresu mailowego zarejestrowanego na ogólnodostępnej domenie (np. gmail.com, wp.pl), warto dodatkowo potwierdzić dane poprzez fax lub numer stacjonarny.
- Czy przewoźnik daje możliwość monitorowania pozycji swojego pojazdu podczas realizacji zlecenia? Opcja trackingu, czyli śledzenia lokalizacji auta z ładunkiem zwiększa wiarygodność kontrahenta i pozwala z wyprzedzeniem oszacować, czy towar dotrze na czas.
Nie ma kontrahentów idealnych, podobnie jak nie ma gwarancji, że nawet pomimo najwyższej troski o bezpieczeństwo transakcja przebiegnie bezproblemowo. Na pewno jednak odpowiednia, rzetelna weryfikacja partnerów biznesowych znacznie zminimalizuje ryzyko, a tym samym pozwoli oszczędzić wszystkim zainteresowanym wiele czasu i nerwów.
Źródła:
https://krs.pl/pl/
https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/
https://baza-krs.pl/
https://kreptd.gitd.gov.pl/
https://krd.pl/
https://www.dns.pl/
https://instaspedytorka.pl/weryfikacja-kontrahentow-jak-robic-to-szybko-i-sprawnie/
Napisz komentarz