Krajowy System e-Faktur – jak się do niego przygotować?

W 2025 roku branża TSL, a w szczególności firmy spedycyjne, stają przed nowym wyzwaniem – obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To kluczowa zmiana w zakresie fakturowania, która znacząco wpłynie na sposób dokumentowania usług, rozliczeń z kontrahentami i organizacji procesów księgowych.

Jeśli prowadzisz firmę spedycyjną i rozliczasz się w oparciu o papierowe faktury, poniższe wskazówki mogą być dla Ciebie pomocne.

KSeF – co to?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, odbierania i archiwizacji ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. System działa już od 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne, ale w 2026 roku jego stosowanie stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorstw.

❗W praktyce oznacza to, że faktury nie będą już przekazywane bezpośrednio między kontrahentami (np. mailowo), lecz zostaną wystawione i przesłane wyłącznie poprzez rządową platformę KSeF. Tam zostaną zweryfikowane i udostępnione odbiorcy.

KSeF – od kiedy?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich dużych podmiotów (których obrót w ubiegłym roku przekroczył 200 mln złotych) od 1 stycznia 2026 roku. System stanie się obligatoryjny wobec wszystkich podmiotów od 1 kwietnia 2026 roku.

Według projektu zmiany ustawy Ministerstwo Finansów opublikowało inne ważne daty, które przedsiębiorcy powinni wziąć pod uwagę:

📅do 31 lipca 2026 r. – możliwe będzie wystawianie faktur na kasach rejestrujących,

📅do 31 lipca 2026 r. – nie będzie obowiązkowe wskazywanie numeru KSeF przy płatności za fakturę,

📅do 31 grudnia 2026 r. – możliwe będzie stosowanie trybu offline w razie problemów z przesyłaniem faktury do KSeF).

Co to oznacza dla firm spedycyjnych?

Branża spedycyjna opiera się na dynamicznej wymianie dokumentów – zleceń transportowych, listów przewozowych, faktur. Obowiązkowe wdrożenie KSeF wymaga dostosowania się nie tylko od strony księgowości, ale również operacyjnej.

Najważniejsze wyzwania dla spedytorów:

🔴Integracja systemów – firmy korzystające z programów do fakturowania muszą upewnić się, że ich oprogramowanie jest zgodne z KSeF. W przypadku rozwiązań ERP lub TMS potrzebna może być aktualizacja lub integracja z zewnętrznymi systemami.

🔴Szkolenia dla pracowników – spedytorzy i księgowi muszą poznać nowe procedury wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Ręczne wystawianie faktur w KSeF przez przeglądarkę nie będzie praktyczne przy dużej liczbie dokumentów.

🔴Nowe procedury w obiegu dokumentów – faktura będzie uznawana za wystawioną w momencie przyjęcia jej przez KSeF, co wpływa m.in. na terminy płatności i rozliczenia. Należy to uwzględnić w umowach z kontrahentami.

🔴Bezpieczeństwo i dostępność – firmy muszą zadbać o odpowiednie uprawnienia dla użytkowników (np. spedytorów, księgowych) i bezpieczne przekazywanie tokenów dostępowych do systemu.

Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

Krok 1: Audyt obecnego systemu fakturowania

Sprawdź, czy aktualne oprogramowanie księgowe i fakturujące umożliwia integrację z KSeF. W razie potrzeby skontaktuj się z dostawcą lub rozważ przejście na rozwiązanie kompatybilne z systemem ministerialnym.

Krok 2: Wdrożenie testowe

Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe KSeF. Warto już teraz rozpocząć próbną wysyłkę faktur, aby przećwiczyć proces i wychwycić ewentualne błędy.

Krok 3: Szkolenia dla zespołu

Zorganizuj szkolenia z obsługi KSeF dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur, a także dla działów księgowości i administracji.

Krok 4: Ustalenie nowych procedur wewnętrznych

Zaktualizuj procedury wewnętrzne dotyczące obiegu dokumentów i komunikacji z klientami. Ustal nowe terminy, reguły dotyczące korekt oraz sposób archiwizacji dokumentów.

Krok 5: Komunikacja z kontrahentami

Poinformuj swoich klientów i partnerów o planowanych zmianach. Upewnij się, że oni również są gotowi na odbiór faktur przez KSeF.

Obowiązkowy KSeF to duże wyzwanie, ale też szansa na uporządkowanie procesów dokumentacyjnych w firmach spedycyjnych. Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym łatwiej będzie uniknąć błędów, przestojów i niepotrzebnych kosztów.

Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur–plan-wdrozenia